Cos’è e cosa deve contenere un buon comunicato stampa

Il comunicato stampa è uno strumento piuttosto importante per “comunicare”, condividere e diffondere un’informazione sul vostro progetto, azienda, prodotto, servizio. Ma come si realizza? Quali sono le caratteristiche che dovrebbero riguardarlo? E come realizzarlo?

Cerchiamo di rispondere a queste domande in modo ordinato, fornendovi qualche spunto di pronta applicazione!

Cos’è il comunicato stampa

Dalle righe di cui sopra dovrebbe già essere intuibile come il comunicato stampa sia un documento con il quale trasmettere un’informazione o una notizia ai canali di diffusione come la stampa, la radio, le televisioni, i siti web, e così via.

Una breve definizione, quella di cui sopra, che vi espone ad almeno due riflessioni.

La prima è che il comunicato stampa può essere molto importante per le vostre finalità… qualsiasi esse siano! Il messaggio comparirà infatti su una rete di diversi media che vi permetteranno di raggiungere un pubblico vasto, magari sufficientemente targetizzato e, soprattutto, in modo particolarmente efficace (anche se dipende da una  serie di fattori, in primis l’importanza e l’autorevolezza del canale di comunicazione).

La seconda cosa è che il comunicato stampa dovrà essere opportunamente realizzato, se non volete correre il rischio che finisca nel cestino. Più il canale al quale indirizzerete il comunicato è importante, e maggiori sono le opportunità che il vostro comunicato finisca con il doversi ritagliare l’attenzione che merita con decine, centinaia o migliaia di altri comunicati!

Di qui, una riflessione fondamentale fin da queste prime righe: il comunicato stampa deve attirare l’interesse di chi lo legge, e lo deve fare in breve tempo e con sufficiente consapevolezza.

Naturalmente, sebbene ci sia molto che potete fare (ne parleremo nel seguente paragrafo), è anche vero che ci sono degli elementi che difficilmente riuscirete a manovrare nel breve termine. Per esempio, alcuni canali non si rendono disponibili a pubblicare (o a farlo gratuitamente) dei comunicati stampa il cui emittente non è un nome famoso, o un’azienda con un’apprezzata reputazione, e così via.

Se dunque siete dei piccoli professionisti o una giovane startup, dovrete raggiungere il risultato con altre vie. Ma quali?

8 regole per scrivere un buon comunicato

Considerato che probabilmente non siete né Apple né Google, dovrete faticare (e parecchio) per poter proporre un comunicato che sia in grado di attirare le attenzioni altrui e meritare la pubblicazione.

Proprio per questo motivo abbiamo voluto condividere con voi 8 elementi che vi consigliamo di tenere a mente nella realizzazione del vostro prossimo comunicato stampa!

Il messaggio deve interessare i lettori della testata

Il messaggio che volete veicolare con il vostro comunicato stampa deve essere di interesse per i lettori della testata alla quale state sottoponendo il documento. Se per esempio il vostro business è quello della produzione di occhiali da sole, è scarsamente efficace inviare il comunicato stampa a un giornale che si occupa di cani e gatti.

Il titolo deve essere chiaro e diretto

Spesso la testata alla quale invierete il comunicato deciderà se è interessata o meno ad approfondire la lettura del testo sulla base del titolo. Dunque, cercate di realizzare un titolo di due righe nel quale siano indicati i contenuti più “forti” del messaggio.

Il testo deve essere di facile lettura

Nessun giornalista pubblicherà mai un comunicato stampa farraginoso, complesso, di faticosa lettura e interpretazione, pieno di errori. Il che, in fin dei conti, dovrebbe portarvi a una importante riflessione: fate molta attenzione nel controllare la bontà del comunicato o, ancora meglio, fatelo realizzare da un professionista.

Il messaggio deve rispondere alle 5 W

È una regola basilare, e non solo dei comunicati stampa. Ovvero: il vostro messaggio risponde alle 5 W (chi, quando, cosa, dove, perché)? Se la risposta è negativa, probabilmente state dimenticando qualche elemento essenziale che val la pena essere integrato. A proposito, alle 5 W aggiungete anche una H: quella di How, come.

Il testo deve essere né troppo lungo né troppo corto

Come si individua la giusta lunghezza di un comunicato stampa? Purtroppo non ci sono regole che possano essere di facile applicazione per tutti. L’importante è cercare di studiare caso per caso, e individuare una lunghezza che sia appropriata al tipo di “destinazione”.

Se ad esempio sapete che il canale di comunicazione nel quale vorreste far comparire il vostro testo si occupa solo di flash news, meglio non esagerare e scrivere non più di 700/800 battute. Se invece volete pubblicare il comunicato stampa in una testata che adora gli approfondimenti , potete optare per migliaia di battute.

Nel dubbio, il nostro consiglio è quello di preparare due versioni dello stesso comunicato stampa. La prima sarà una versione più breve, quasi una sorta di abstract; la seconda sarà una versione più lunga, articolata, completa. Rendete anche disponibili ai destinatari del comunicato dei link, che i giornalisti potranno usare per approfondire ulteriormente il senso del contenuto.

Usare delle fotografie ad alta risoluzione

Abbiate cura di abbinare al comunicato stampa delle fotografie in alta risoluzione. In questo modo, riuscirete a facilitare la lettura, incuriosire lo sguardo, dare maggiore realtà al testo.

Di norma chi prepara un comunicato stampa tende ad allegare più di una fotografia, permettendo così al giornalista che riceverà il documento di poter scegliere quella preferita e, soprattutto, evitando che ogni testata utilizzi la stessa immagine.

Ideare delle infografiche

Le infografiche sono uno degli elementi più graditi quando si tratta di veicolare un messaggio con un comunicato stampa. Abbiate pertanto cura di farle realizzare da una professionista, fornendo gli elementi che saranno lui utili per poter capire quali dati, numeri, diagrammi e disegni mettere in evidenza.

Tenete conto, comunque, che le infografiche non dovranno essere “sostitutive” dell’articolo, bensì accompagnatorie. Evitate pertanto di farle troppo dense e troppo ricche, ma semplicemente riassuntive del concetto che descriverete in modo più approfondito nell’articolo.

Valutare l’esclusività del comunicato

Se tenete molto ad apparire in una determinata testata, valutate anche di offrire al giornalista al quale vi rivolgete l’esclusività del comunicato, almeno per un periodo di tempo limitato. Incrementerete così le opportunità di apparire nel canale individuato.

A queste 8 regole, aggiungiamo un piccolo consiglio che vi suggeriamo comunque di non trascurare. A margine del comunicato indicate sempre, in modo chiaro, le vostre generalità (quelle della vostra startup, agenzia, ecc.), il nome, l’email e il numero di cellulare della persona che cura i rapporti con la stampa e una breve presentazione del progetto / startup.

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